Organizace webináře bude stejně snadná jako organizace schůzky. Webináře budou podporovat až 1 000 interaktivních účastníků a vysílat bude možné až pro 10 000 osob.

Tvorba webináře z pozice organizátora

Webinář bude možné vytvořit ze stejného místa jako jste nyní zvyklí tvořit schůzku.

Zobrazí se list pro vyplnění všech podrobností webináře. Bude možné určit, kdo se na webinář musí zaregistrovat. Zda nikdo, pouze lidé z organizace a hosti nebo bude registrace povinná pro každého.

V případě, že bude vyžadována registrace. Vše, co k registraci potřebujete nastavíte snadno a rychle.

Webinář MS Teams z pozice účastníka

Po registraci na webinář obdrží účastník email s potřebnými informacemi a odkazem pro připojení na webinář.

Při samotném webináři mohou účastníci zasílat reakce.

Prezentující může účastníkům pokládat otázky v přímém přenosu.

Prezentující může s účastníky chatovat nebo s nimi komunikovat prostřednictvím Q&A (otázka & odpověď). Účastníci se mohou hlásit.

Moderátor má k dispozici ovládací prvky pro webinář, které mu pomáhají být v obraze. Má možnost nastavit si upozornění na odpojení účastníků, může nastavit, kdo z účastníků může ještě prezentovat, má možnost ztlumit všem mikrofon atd.

Report po skončení webináře

Po skončení webináře má organizátor možnost podívat se na ucelený report, který obsahuje informace o všech účastnících webináře.

Organizátor zde najde informace:

• kolikrát byla zobrazena registrační stránka,
• kolik lidí se zaregistrovalo a kolik se opravdu přihlásilo,
• jak dlouho celý webinář trval a jakou průměrnou dobu byli účastníci k webináři připojeni,
• vidí také rozpad na jednotlivé účastníky a informace o nich -> zda se zúčastnili, odkud se připojili, jak dlouho byli připojeni.

V druhé polovině roku 2021 bude možné data z těchto reportů exportovat do Dynamics 365.

Těšíte se na tuto novou funkci MS Teams? My už se nemůžeme dočkat! Sledujte nás a dozvíte se více, sledujeme novinky a přinášíme ucelené informace. V případě, že si nevíte v aplikaci MS Teams rady, ozvěte se nám nebo se podívejte, zda by vám nepomohl jeden z našich e-booků. Mnoho informací naleznete také v našich článcích.

The post Pořádaní webináře přes Microsoft Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

Jak na tvorbu vlastního pozadí?

‍Možnost tvorby vlastního pozadí se hodí například pro obchodní jednání se zákazníky. Do vlastního pozadí můžete vložit vaše firemní kontakty, vaše logo nebo jakékoli jiné reprezentační prvky. Pozadí může vyjadřovat zaměření vaší firmy, může obsahovat vaše produkty atp. Může vás reprezentovat, může doplňovat – je zcela na vás, jak ho využijete.

Po otevření aplikace zahajte videohovor a postupujte takto:

1. Klikněte na nabídku se třemi tečkami a poté vyberte „Použít efekty pozadí“

2. Vyberte + Přidat nové a z počítače nahrajte vámi připravené pozadí

3. Vaše pozadí se zařadí na konec seznamu s obrázky, srolujte dolů, vyberte vaše pozadí a klikněte na Použít

4. Microsoft Teams má někdy zrcadlový efekt – zatímco pozadí se vám může zdát obrácené, všem ostatním účastníkům hovoru se bude zobrazovat správně.

Pokud se celý obrázek na pozadí nezobrazuje nebo se ořízne, je nutné buď upravit velikost okna nebo velikost obrázku. Obrázky mohou být ve formátu PNG nebo JPG, neměly by být menší než 360x360px a větší než 2048x2048px.

Tip od nás! Vložte si do obrázku na pozadí QR vizitku, díky které můžete jednoduše a profesionálně předat druhé straně váš kontakt. Pro generování QR kódu vám poslouží jakýkoli online generátor.

Zábava musí být

V době pandemie je také fajn se trochu rozptýlit a užít si trochu zábavy. Proto se některé společnosti zapojily a vytvořily pozadí, která můžete využít. V době, kdy není možné nakupovat v obchodech se můžete alespoň virtuálně přenést do prostor Ikea. Nebo se posaďte na legendární křeslo do obýváku rodiny Simpsonů, k tomu vám poslouží pozadí od společnosti Fox. Zkuste si jaké to je být ve sportovním studiu a stáhněte si pozadí od BBC.

Nyní si můžete užít videohovory se zachováním vašeho soukromí a pozadím videohovoru dle vašich představ. V případě, že si nevíte s něčím v aplikaci MS Teams rady, ozvěte se nám nebo se podívejte, zda by vám nepomohl jeden z našich e-booků. Mnoho informací naleznete také v našich článcích.

The post Jak přidat vlastní pozadí do Microsoft Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

1)  Časový limit

K lepší orientaci vašeho časového harmonogramu bude během schůzek sloužit oznámení, které se zobrazí všem účastníkům. Jedná se o informaci, že vám zbývá posledních 5 minut do konce schůzky. Díky tomuto oznámení pravděpodobně nebudete zameškávat v pořadí další naplánovanou schůzku.

2) Funkce nahrát v MS Teams

Pokud využíváte funkce nahrávání schůzek, pak pro vás máme milou novinku. Nahrávky se již dále nebudou ukládat do Streamu, ale budete si moci zvolit mezi úložištěm OneDrive či SharePoint.

V čem to přináší takovou výhodu?

• Nyní už budete schopni nahrávku sdílet externistům či hostům.
• Záznamy schůzek budou dostupné rychleji → až záznam dokončí ukládání, nedostanete e-mail, ale po dokončení se záznam zobrazí v chatu schůzky.
• Podpora více geografických oblastí – záznamy se ukládají v oblasti specifické pro daného uživatele.
• Vylepšená kvalita přepisu a atributu řečníka a k dispozici budou pouze skryté titulky a přepisy v anglickém jazyce.

Níže uvádíme přehled.

[table id=15 /]

3) Živé titulky

Výraznou novinkou je možnost zapnout během schůzky živé titulky s uvedením řečníka. Účastníkům se zobrazí titulky, když někdo mluví, spolu se jménem mluvčího. Funkce se aktivuje v nastavení hovoru výběrem možnosti „Zapnout živé titulky“. Titulky budou momentálně dostupné pouze v anglickém jazyce.

4) Zaostření na řečníka během schůzky

MS Teams nyní dále umožní přednášejícím připnout u účastníka video. Po připnutí bude účastník identifikován jako „Spotlight = Připnutý účastník“ a jeho videopřenos se označí jako hlavní a stane se primárně viditelným pro všechny účastníky. Tato funkce je použitelná pro uživatele Microsoft Teams na PC, Mac a mobilních zařízeních (pouze pro zobrazení).

5) Úniková alias odpočinková místnost

Výraznou novinkou se ovšem stává tato zcela nová funkce. Únikové místnosti umožňují organizátorům schůzek rozdělit hlavní schůzky na menší sezení pro soustředěné diskuse. Chcete-li ve svých schůzkách vidět možnost odpočinkové místnosti, musíte tuto volbu povolit. Klikněte v MS Teams na profilový obrázek a dále přejděte na nastavení a zatrhněte volbu Zapnout nové prostředí schůzek.

Dále je třeba si zkontrolovat, že i zbylí účastníci mají aktuální verze MS Teams. Jakmile se účastníte schůzky, měla by se vedle možnosti zvednout ruku zobrazit možnost odpočinkové místnosti.

Chcete-li tuto možnost zobrazit, musíte být organizátorem schůzky. Účastníci schůzky a přednášející neuvidí možnost odpočinkové místnosti.

Jaké má úniková místnost výhody?

• Vytváření únikové místnosti na plánovaných soukromých schůzkách (včetně opakujících se)
• Organizátoři schůzek mohou volně spravovat místnosti a skákat mezi místnostmi
• Nastavení únikových (odpočinkových) místností během aktivní schůzky
• Vytvoření až 50 odpočinkových místností na jedné schůzce
• Přidat, odebrat, odstranit únikové místnosti
• Přejmenovat místnosti na název podle vašeho výběru
• Změnit přiřazení účastníků místnosti z jedné místnosti do druhé
• Přechod místnosti: jako organizátor můžete rozhodnout, zda se účastníci automaticky přesunou do místnosti, když otevřete místnost, nebo zda je třeba kliknutím potvrdit přesun

6) Funkce zabránit ztlumení účastníků

Organizátoři a přednášející schůzky nyní mohou zabránit ztlumení účastníků během schůzky a umožnit konkrétním účastníkům ztlumení, když zvednou ruce. Tato nová funkce bude zcela jistě užitečná pro online výuku škol a pořádání velkých meetingů.

7) Nový stav přítomnosti v režimu Offline

Dlouho očekávaná funkce, která usnadní uživatelům práci a dát všem svým kolegům najevo, že si nyní daný uživatel nepřeje být rušen. Nyní můžete změnit svou přítomnost na „Offline“. To vám umožní mít plný přístup k týmům a zároveň signalizovat kolegům, že nejste k dispozici.

8) Nové šablony při tvorbě týmů

Při vytváření nového týmu si nyní můžete vybrat z různých přizpůsobitelných šablon specifických pro dané odvětví, jako je nemocniční oddělení a pobočka banky. Microsoft publikuje sadu šablon kromě toho můžete také vytvořit nové vlastní šablony pro vaši organizaci, což vám umožní standardizovat týmové struktury a zobrazovat relevantní aplikace.

9) Nový způsob sdílení souborů

Nyní můžete vytvořit odkaz ke sdílení pro libovolný soubor uložený v MS Teams a přímo nastavit příslušná oprávnění. Kromě toho můžete také nastavit oprávnění pro soubory uložené na SharePointu nebo OneDrive při vytváření soukromého chatu nebo zahájení konverzace kanálu.

Stačí sepsat nový příspěvek a přiložit přílohu, která má být v kanálu zobrazena.

Poté u daného souboru můžeme nastavit konkrétní oprávnění, v našem případě je tento odkaz platný pouze pro členy týmu CloudForce.

10) Internet Explorer a webová aplikace MS Teams

Od 30. listopadu již nebude webová aplikace MS Teams podporovaná v prohlížeči Internet Explorer. Uživatelé budou upozorněni k použití desktopové aplikace případně k přístupu z Microsoft Edge. Mělo by docházet k automatickému přesměrování na Edge společně s informací i nekompatibilitě prohlížeče.

Pokud Vás zajímá, v jakých licencích je aplikace MS Teams obsažena, pak potřebné informace naleznete zde. Využíváte k firemní komunikaci Skype a zvažuje přechod k MS Teams? Skype pro firmy brzy skončí a bude plně nahrazen touto aplikací.

The post Funkce a novinky v MS Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

Co jsou to vlastně Power Apps?

Power Apps zásadním způsobem rozšiřují prostředí Microsoft 365, tedy MS Teams, SharePoint Online, Outlook, CRM a další. Výrazně tak zjednodušují a automatizují každodenní práci.

Aplikace si přímo otevřete na webu, v Teamsech či na SharePointu a vaši uživatelé si ani nevšimnou, že používají tuto technologii, která je integrální součástí Microsoft 365. Power Apps umožňují propojení jednotlivých aplikací Microsoft 365 v jeden celek.

Jakými Power Apps aplikacemi si můžete ušetřit práci?

Našim zákazníkům se osvědčili například následující aplikace zpracované v prostředí canvas, podívejte se na ně a inspirujte se. Pokud byste si přáli jinou aplikaci, neváhejte nás kontaktovat, rádi ji s vámi připravíme.

Schvalování dovolených – pro schvalování všech typů nepřítomnosti a jejich zobrazení v kalendáři. Vaši zaměstnanci budou mít přehled o svém čerpání, snadno žádat o pracovní volno a budou vždy vědět, kdo je na pracovišti. Vedoucí pracovníci získají efektivní nástroj, jak plánovat nepřítomnost, schvalovat ji a generovat podklady pro účetní oddělení.

Power Apps Schvalování pracovního volna

Řízená dokumentace – seznámení umožňuje společnosti mít detailní přehled o platných směrnicích, nařízeních či dokumentech a lidech, kteří se s nimi mají seznámit a již seznámili. Díky Power Apps se definované osoby automaticky e-mailem dozví o dokumentech, s nimiž se mají seznámit, seznámí se s nimi a jednoduše potvrdí. Systém tyto informace uloží.

Power Apps, Sharepoint – Obrazovka ISO managera

Schvalování dokumentů

Pro schvalování všech typů dokumentů – objednávek, faktur a dalších materiálů. Zjednodušte oběh dokumentů ve společnosti díky Power Apps.

Mnoho dalších aplikací pro toto prostředí naleznete na našem e-shopu. Tyto aplikace nejen odborně nainstalujeme do vašeho prostředí, ale také upravíme dle vašich požadavků. Pokud jste nenašli aplikaci podle vašich představ, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám ji připravíme.

Podívejte se na náš e-shop, kde najdete mnoho dalších novinek a zajímavých produktů, které vám pomohou používat Microsoft 365 na plno.

The post Power Apps – jsme hrdým partnerem Microsoftu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Jak povolit přístup hosta k týmu?

Pokud s externisty pracujete trvale, jistě se vám bude líbit možnost přidat je jako členy týmu přímo do MS Teams. K tomu vám může sloužit náš e-book Host v MS Teams. V něm najdete podrobný návod, jak zajistit, aby vaše organizace povolila externistům přístup. Pokud nastavení hostů chcete přenechat na nás, neváhejte se na nás obrátit pomocí kontaktního formuláře případně zakupte náš e-book.

Jak se spojit s externistou?

Stačí přejít v MS Teams na chat a kliknout na tlačítko nového chatu. Dále stačí zadat emailovou adresu, chvíli počkat a vybrat možnost hledat externě. Tímto způsobem můžete zahájit konverzaci. Pokud se vám nepodaří externistu najít, pak nemusí být z jejich strany globálně povoleno kontaktování třetích stran. Dalším důvodem může být, že tyto externí uživatelé, se kterými se snažíte spojit, nevyužívají MS Teams ani Skype pro firmy.

Spojení mezi Skype a MS Teams je možné pouze pokud uživatel využívá Skype pro firmy. Skype pro osobní použití není podporován.

Jaký je rozdíl mezi externistou a hostem?

Externí přístup i přístup pro hosty umožňují spolupráci s lidmi mimo vaší organizaci. Externí přístup umožňuje osobní chatové zprávy a hovory. S přístupem hosta vytváříte užší vztahy, protože přivádíte třetí strany do kanálů vašeho týmu.

Host nemá přístup k souborům v týmu

V takovém případě je třeba prostudovat nastavení v zásadách sdílení v Centru pro správu SharePointu. Tyto zásady je třeba nakonfigurovat tak, aby externisté měli přístup k souborům v týmu, jehož jsou členy. Zpravidla se s touto problematikou nesetkáváme, jelikož výchozí nastavení zásad sdílení pro externisty postačí.

SharePoint je vysoce integrován do týmů Microsoft a je zásadní pro externí sdílení souborů. Centrum pro správu SharePoint vám umožňuje nastavit zásady pro sdílení dokumentů s lidmi mimo vaši firmu.
Na obrázku níže vidíte pohled na nastavení sdílení souborů ve službě SharePoint a OneDrive. Pomocí posuvníků můžete nastavit externí ovládací prvky sdílení – od nejvyšší úrovně přístupu po nejnižší úroveň přístupu, pro každou kategorii uživatelů. Před provedením jakýchkoli změn zde se ujistěte, jaký bude dopad – povolení externího přístupu k webům SharePoint pro účely týmů může být bezpečnostním rizikem.

Z výše uvedeného vyplývá, že externí uživatelé mohou mít přístup ke konkrétní složce nebo souboru, aniž byste jim museli poskytnout přístup k vašim týmům. Správcovské centrum SharePoint vám umožňuje nastavit zásady pro externí sdílení složek a souborů.

Jsem hostem u více firem, jak se efektivně přepínat?

Užitečným tipem pro práci je využití desktopové verze MS Teams, která po instalaci nabízí efektivní způsob práce. Po přihlášení do aplikace můžete libovolně přeskakovat mezi tenanty, kde jste hostem. Stačí kliknout na název vaší společnosti, případně na šipku vedle názvu a kliknout na společnost, do které se chcete přepnout.

Užitečné informace pro administrátory tenantu

Pro správu přístupu externistů jsou tři základní místa:

• Správcovské centrum SharePoint,
• Seznam osob a skupin v Azure Active Directory,
• MS Teams Admin Center.

Chcete-li do týmů přidat externistu, přejděte do Azure Active Directory. V nastavení – externí uživatelé můžete nastavit, kdo může a nemůže pozvat hostující uživatele, rozhodnout, jaká omezení spolupráce platí a které domény jsou povoleny.

Závěrem bychom chtěli pouze doporučit, abyste si rozmysleli k jakým souborům a týmům hosty pozvete. Externí uživatelé mohou po nastavení práv v centru správce SharePointu též přistupovat k vašim souborům či složkám. Důležité je, sdílení či přístupy správně nastavit, aby vaše soubory byly v bezpečí a žádní externí uživatelé soubory nemohly poskytovat dalším stranám.

Pokud nastavení hostů chcete přenechat na nás, neváhejte se na nás obrátit pomocí kontaktního formuláře.

The post Externí uživatelé v týmech appeared first on E-shop Microsoft 365.

The post Kurzy s 50 % slevou – jak porazit koronavirus s Microsoft 365 – MS Teams, Sharepoint appeared first on E-shop Microsoft 365.

Přizpůsobte si kanály v týmu dle svých potřeb

Funkce soukromých kanálů již nyní umožňuje uživatelům vytvářet kanály v rámci existujících týmů, do kterých lze zařadit pouze vybrané uživatele daného týmu. Uživatelé mohou vytvořit soukromý kanál výběrem možnosti „Soukromé“ v nastavení soukromí nového kanálu. Funkce soukromých kanálů je již pomalu rolována a většina uživatelů už by ji měla mít dostupnou. Více jsme se o této funkci rozepsali v tomto našem článku.

Více oken neboli multiwindow

Funkce Multiwindow poskytne uživatelům možnost rozbalovat chaty, schůzky, hovory nebo dokumenty do samostatných oken. Tím se zefektivní pracovní postup a orientace v MS Týmech bude snazší a rychlejší. Tato funkcionalita bude k uživatelům puštěna začátkem roku 2020.

Hlasování a průzkumy přímo v chatu

Přelom roku přinese také rozšíření pro zprávy v chatu a kanálech. Nově budete moct prostřednictvím zprávy vytvořit hlasování nebo průzkum veřejného mínění. Kliknutím na tři tečky pod oknem pro psaní zprávy získáte přístup k těmto rozšířením. Můžete tak kolegům položit ihned otázku s předdefinovanými odpověďmi nebo můžete vytvořit průzkum veřejného mínění.

Připnutí týmu

Možnost připnutí týmu v horní části seznamu umožní uživatelům udržovat důležité kanály nahoře. Tato novinka bude k dispozici od konce tohoto roku a začátkem nového roku už by ji měli mít k dispozici všichni uživatelé.

Nový doplněk MS Teams v Outlooku

Tato nová integrace mezi aplikací Outlook a MS Teams uživatelům usnadní komunikaci a spolupráci. Už nebude záležet na tom, kde konverzace probíhá. Uživatel bude mít možnost e-mailovou konverzaci, včetně příloh, jednoduše přesunout z aplikace Outlook do chatu týmů nebo konverzace kanálů kliknutím na „Sdílet MS Teams“ v aplikaci Outlook. A naopak budou také zároveň mít možnost kliknout na ikonu tří teček v konverzaci a sdílet tak konverzaci z týmů do aplikace Outlook. Na tuto funkcionalitu se můžete těšit na začátku příštího roku.

Uživatelé také budou nově dostávat e-maily se zmeškanou aktivitou. Budou tak mít přehled o dění v týmech a o zmeškané konverzaci. E-maily budou obsahovat sumarizaci proběhlé konverzace, na kterou bude možné reagovat přímo z daného emailu v aplikaci Outlook.

Úkoly v MS Teams

Úkoly v MS Teams vám budou poskytovat nový jednotný pohled jak na vaše osobní, tak na přiřazené úkoly v týmech. Vaše úkoly budou konsolidovány napříč Microsoft To Do, týmy, kanály, Plannerem a Outlookem. Získáte tak inteligentní pohledy na úkolů, které jsou vám přiřazeny včetně jejich priorit, dat zahájení a platnosti. Budete mít na výběr z několika pohledů a vyberete si tak, ten který vám bude vyhovovat – seznam, tabule, grafy, harmonogramy. Opět budete mít ve vašich MS Týmech k dispozici začátkem roku 2020.

Yammer v MS Teams

Pokud aktivně využíváte Yammer a jste členem některých jeho komunit a kanálů, které rádi pravidelně sledujete, pak vás tato novinka určitě potěší. Od začátku nového roku totiž budete moct nahlížet a přispívat do Yammeru rovnou z prostředí MS Týmů. Nová aplikace Yammer vám zpřístupní komunity, konverzace a živé události v Yammer. Na levou navigační lištu si budete moct připevnit ikonu Yammeru abyste k němu měli přístup na jedno kliknutí.

Těšíte se na všechny novinky? Již nyní můžeme předeslat, že to není vše. Bude toho mnohem víc. Užijte si klidné Vánoce a hezké svátky a v novém roce se těšte na další dávku novinek.

The post Nový rok a novinky v MS Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

Publikování příspěvků napříč kanály

Máte příspěvek a nemůžete se rozhodnout, do kterého kanálu se více hodí? Chcete informaci předat více týmům? Nyní můžete jeden příspěvek publikovat napříč kanály. Stačí si vybrat příslušné kanály, do kterých chcete příspěvek vložit. Přejděte do jednoho z kanálů, kde chcete svůj příspěvek publikovat a při jeho tvorbě a editaci rovnou vyberte i kanály, do kterých se má daný příspěvek také propsat. 
Publikovat můžete do všech kanálů, ve kterých jste členem.

Přístup hostů do MS Teams prostřednictvím Gmailu

Mezi nejlepší novinky patří bezesporu i tato pozitivní informace o kooperaci s Google prostředím v případě přístupu hosta k externím aplikacím a obsahu v Microsoft 365. Nyní se pozvání hosté do vašich týmů budou moc k MS Teams přihlašovat za pomocí svého Gmailového účtu, tedy prostřednictvím emailu, který mají založený v Google prostředí. Nebudou si tedy muset vytvářet svůj osobní Microsoft účet.

Je to určitě významné ulehčení v kooperaci s hosty. Mnohým hostům ušetří čas, který by strávili nad tvorbou osobního Microsoft účtu. Aby mohli hosté do vašeho Microsoft 365 prostředí přistupovat prostřednictvím svého Gmailového účtu je třeba, aby váš Microsoft 365 správce provedl potřebná propojení mezi vaším Azure AD prostředím a Google API. Jak na to naleznete v našem e-booku Host v MS Teams nebo se můžete obrátit přímo na nás a my vám toto propojení nastavíme.

Na uživatele, kteří již do vašeho MS Teams prostředí přistupují prostřednictvím svého osobního MS účtu toto nastavení nebude mít žádný dopad. Budou se nadále přihlašovat tak, jak jsou dosud zvyklí. Tato novinka se bude týkat všech nově pozvaných hostů.

Pokud si nenastavíte propojení Google API s Azure AD pak se vás tato novinka týkat nebude a hosté do vašeho prostředí budou nadále přistupovat přes svůj osobní nebo firemní Microsoft účet. Jak probíhá tento způsob přístupu do rozhraní MS Teams také najdete podrobně popsané v našem e-booku Host v MS Teams.

Role moderátora a účastníka v online schůzkách MS Teams

Téměř všechny Microsoft 365 prostředí už by v tuto chvíli měli mít také dostupnou novinku pro volbu role moderátora a účastníka online schůzky MS Teams. Pokud tuto volbu ještě v prostředí Microsoft 365 nemáte v nejbližších dnech k vám určitě také doputuje.

Organizátoři schůzek mají nyní možnost definovat role pro účastníky schůzky. Přednášející bude mít na schůzce úplná oprávnění, zatímco účastníci nemají možnost sdílet obsah, převzít kontrolu, ignorovat nebo odebrat ostatní účastníky, přijímat lidi čekající v předsálí nebo spustit / zastavit nahrávání.

Definovat role mohou organizátoři schůzky buď při tvorbě samotné schůzky, jak v Outlookovském kalendáři, tak přímo v kalendáři MS Teams, nebo kdykoli poté, když kliknou na příslušnou schůzku a přejdou na Možnosti schůzky.

Před nebo během schůzky mohou organizátoři prostřednictvím panelu možností schůzky určit, kdo je účastníkem nebo moderátorem. K dispozici jsou následující možnosti:

• Všichni (výchozí; všichni se připojí jako moderátor a mají úplná oprávnění)
• Lidé v mé organizaci (federovaní a anonymní uživatelé se připojují jako účastníci)
• Specifičtí lidé (umožňuje organizátorovi nastavit konkrétní uživatele z organizace jako přednášející)
• Pouze já (každý kromě organizátora se připojuje jako účastník)

Bohatší konverzace s lidmi mimo Microsoft 365 prostředí

V průběhu prosince bude už i chat s externími uživateli bohatší. Aktuálně si s uživateli mimo vaši organizaci můžete pouze psát. Již brzy si však budete moct užívat také konverzaci včetně nálepek, zmínek za pomocí @ a odesílání obrázků. 

Tato funkcionalita bude fungovat mezi uživateli, kteří používají ke komunikaci MS Teams na obou stranách. Aby vám fungovala externí komunikace musíte ji v rámci vašeho Microsoft 365 prostředí mít povolenou v admin centru MS Teams. Jak na to se dozvíte v našem e-booku Host v MS Teams. 

Přivítejte nového kolegu v MS Teams

Mezi další novinky přistane v první polovině prosince uživatelům MS Teams také nová možnost nastavení nového upozornění „Nový kolega se připojil do týmu“.  V nastavení upozornění MS Teams si uživatel může nastavit upozornění na různé aktivity v MS Teams. Začátkem prosince tam najde také možnost nastavit si oznámení pro případy, kdy do týmu jehož je členem, byl přidán nový kolega.

Určitě je na co se těšit. Nyní můžete již přístupné novinky vyzkoušet v praxi. Pokud MS Teams ještě nepoužíváte, honem do toho Veškeré informace o MS Teams získáte zde v našich článcích i článcích na našem webu cloudforce.cz a hlavně e-boocích a video tutoriálech, které jsou MS Teams věnovány a najdete v nich vše, co o MS Teams potřebujete vědět. Další novinky týkající se MS Teams přineseme již brzy, sledujte nás na Facebooku, ať vám žádné neutečou.

The post Zimní novinky v MS Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

Host v MS Teams

Jak pozvat hosta do týmu v MS Teams

Pokud jste si vytvořili tým, přidali do něj členy, vytvořili si příslušné dokumenty, zadali úkoly a rozjeli v týmu vše, co je potřeba ke splnění cíle. Můžete začít pracovat na tom, aby byl cíl co nejdříve splněn. V případě, že nevíte, jak na tvorbu týmu a všeho potřebného pro rozjetí práce na projektu, vším vás provede náš e-book Seznamte se s MS Teams.

Jakmile přijdete na to, že byste chtěli do týmu pozvat člena, který není mezi uživateli vaší organizace stačí vědět jeho emailovou adresu a na tuto emailovou adresu mu zaslat pozvánku do týmu.

Vlastníci týmu mají možnost do týmu přizvat další členy a hosty.  Pozvánku do týmu externí osobě pošle vlastník týmu tak, že klikne vedle názvu týmu na tři tečky a zvolí možnost Přidat člena. Pak už jen stačí napsat správně emailovou adresu hosta a pozvánku odeslat.

Ve správě týmu pak vlastník vidí, kteří uživatelé jsou součástí týmu a kdo z nich je člen, tedy je z organizace a kdo je host, tedy je externím uživatelem.

Jak pozvat hosta do kanálu daného týmu

Nově můžete hosty zařadit pouze do příslušných kanálů v týmu. Host tedy uvidí pouze obsah daných kanálů, do kterých mu dáte přístup a neuvidí obsah celého týmu. Jedná se o funkcionalitu, na kterou uživatelé MS Teams čekali dlouho. Hosta můžete do příslušného kanálu zařadit tak, že vytvoříte kanál se soukromou ochranou osobních údajů. Tzn. že do kanálu bude mít přístup pouze konkrétní skupina lidí z týmu, kterou určíte.  V týmu, který takto vytvoříte můžete pak jednoduše řídit jeho členy. Do tohoto kanálu můžete udělit přístup uživatelům, kteří patří mezi členy týmu. Kanál, který je vytvořen s touto možností zpřístupnění pouze konkrétní skupině lidí v rámci týmu, má vedle sebe ikonu zámečku, tak poznáte, že se jedná o kanál, který má své vlastní oprávnění pro členy. 

Host do týmu nejde přidat

Pokud se vám nepodaří hosta do týmu pozvat, pak máte tuto možnost v prostředí Microsoft 365 zakázanou. Je potřeba obrátit se na vašeho správce Microsoft 365 prostředí, aby provedl potřebná nastavení a povolil zvaní hostů do MS Teams. Takových kroků pro povolení přístupu a pozvání hosta do MS Teams musí Microsoft 365 admin udělat hned několik. Všechny je najdete, včetně postupu jejich provedení, přehledně v našem e-booku Host v MS Teams.

Co host v týmu může a co ne

Když pozvete hosta do týmu je dobré si nejdříve uvědomit k čemu všemu mu dáváte přístup. Jaká práva host v týmu má a co všechno vidí.

[table id=3 /]

Potřebuje host licenci Microsoft 365, aby měl do týmu přístup?

Uživatel jiného prostředí Microsoft 365

Pokud do svého Microsoft 365 prostředí zvete jiného uživatele, jehož emailová adresa je součástí jiného firemní prostředí Microsoft 365 a pokud tento uživatel ve své firmě nemá přiřazenou licenci, ve které je aplikace MS Teams součástí, bude mu po přihlášení do jeho firemního Microsoft 365 poskytnuta free trial verze MS Teams.

Tato free trial verze MS Teams je k dispozici pro všechny uživatele, kteří jsou součástí firemních Microsoft 365 prostředí a mají licenci, která neobsahuje aplikaci MS Teams. Těmto uživatelům bude tato free trial verze MS Teams k dispozici do 25.ledna 2020. Po tomto datu uživatelé, kteří budou chtít nadále používat MS Teams, musí přejít na jakoukoli licenci, která obsahuje MS Teams. To je např. Microsoft 365 F1, Microsoft 365 Business Essentials nebo Microsoft 365 Business Premium.

Host s uživatelskou emailovou adresou

Uživatelé jejichž email není součástí žádného firemního Microsoft 365 prostředí. Tedy jejich email nespadá pod žádný pracovní Microsoft 365 účet nebo jejich email spadá pod jejich osobní Microsoft účet mají možnost se zdarma zaregistrovat k bezplatné verzi MS Teams.

Pokud pozvete uživatele, který nemá osobní Microsoft účet, pozvánku mu odešlete např. na email, který má na Gmailu, Seznamu či u jakéhokoli jiného poskytovatele, pak si daný uživatel bude muset bezplatně zřídit osobní Microsoft účet. Na základě tohoto osobního Microsoft účtu potom bude danému uživateli poskytnut také přístup k bezplatné verzi MS Teams.

Jedná se o bezplatnou verzi MS Teams, která v příštím roce nahradí osobní Skype. Jedná se o osekanější verzi plné verze MS Teams, která je součástí výše uvedených firemních licencí.

Více informací k hostovi v MS Teams

Jak realizovat online meeting v MS Teams s externí osobou/osobami. Jak se host připojí prostřednictvím zvacího emailu do vašeho týmu MS Teams. Podrobnější informace k licencování hostů a mnoho dalšího najdete v našem e-booku Host v MS Teams.

The post Host v MS Teams appeared first on E-shop Microsoft 365.

V našem prvním článku o SharePointu, Skupinách Microsoft 365 a Microsoft Teams jste se dozvěděli mnoho informací o historickém vývoji těchto aplikací pro spolupráci a o tom, co která z nich nabízí. V tomto druhém pokračování Vám prozradíme, jaké z těchto aplikací spolu mohou spolupracovat, které samostatně vůbec existovat nemůžou a kdy kterou z nich v praxi používat.

Vzájemné souvislosti SharePoint, Skupiny O365, týmy MS Teams

Už v historickém vývoji těchto aplikací pro spolupráci jste pravděpodobně začali tušit, že některé aplikaci pro spolupráci spolu existovat mohou, jiné zkrátka musí. Jak to opravdu je?

Weby na SharePointu

Jak už bylo uvedeno v prvním článku, weby na SharePointu Online dlouho existovaly samostatně a s tímto modelem se někdy můžete setkat i v dnešní době. Pro svou existenci v zásadě nepotřebují Skupiny, ani týmy aplikace Microsoft Teams. Pokud ale dnes vytváříte nové týmové weby, automaticky se spolu s nimi vytvoří Skupina Microsoft 365. Tyto skupiny můžete dodatečně přidat i k již dříve vytvořeným webům.

Pokud byste chtěli vytvořit web bez Skupiny Microsoft 365, vytvářejte tzv. komunikační weby. Ty už ale nejsou tolik určené pro spolupráci, jako weby týmové.

Skupiny Microsoft 365

Skupiny Microsoft 365 jsou na druhé straně plně závislé na webu na SharePointu Online. Nutně ho potřebují, jelikož bez něj by neměly kam ukládat soubory nebo třeba poznámkový blok. Z tohoto důvodu se web automaticky vytváří vždy, když kdokoli z uživatelů zakládá novou Skupinu Microsoft 365. A jelikož se Skupiny automaticky vytváří třeba i ve chvíli, kdy někdo založí nový plán pro plánování úkolů v Planneru, vytváří se nový web i v tomto případě.

Týmy v MS Teams

A jak je to s týmy aplikace Microsoft Teams? Ty pro svoji existenci nutně potřebují jak web na SharePointu, tak Skupinu Microsoft 365. Proto se obojí automaticky vytváří vždy, když založíte nový tým. Web na SharePointu týmům opět slouží primárně pro ukládání dokumentů. Skupinu týmy nutně potřebují pro správu členů. Dále ji mohou využívat třeba pro plánování úkolů v Planneru.

Jediné, co může být pro uživatele lehce matoucí, je, že skupinu vytvořenou automaticky s vytvořením nového týmu nikde neuvidí. Jedná se o nastavení, které přišlo tento rok. Předpokládá se totiž, že při vytvoření samotného týmu nebudou uživatelé pro komunikaci v rámci týmu využívat sdílený email Skupiny, ale především chat. Z toho důvodu nedává smysl, aby se tyto skupiny zobrazovaly v Outlooku, jak je to u běžně vytvořených skupin standardem. Jelikož ale mnoho uživatelů chce v Outlooku skupinu vidět, může využít jednoduchý krok. A to, vytvořit nový tým až k existující skupině. To se používá nejenom ve výše uvedeném případě, ale také ve chvíli, kdy už nějakou dobu určitou skupinu používáte a chcete její funkcionality rozšířit o chat a rozhraní týmů.

Kdy co v praxi použít

Nyní už přesně víte, jaké aplikace mohou existovat samostatně a jaké jsou na těch ostatních plně závislé. Kdy tedy vytvořit třeba samostatný web na SharePointu a kdy používat týmy se vším, co nabízí?

Samostatný web na SharePointu

Jediný případ, kdy byste aktuálně měli vytvářet samostatný web na SharePointu, je tzv. komunikační web. Ten primárně slouží pro prezentaci Vašeho oddělení, nebo třeba projektu ostatním kolegům ve Vaší firmě.

Týmový web na SharePointu

Ve všech ostatních případech. Kdykoli chcete využívat web pro aktivní spolupráci nad soubory a obsahem, vytvářejte týmový web spojený se Skupinou Microsoft 365. Nebo rovnou založte Skupinu Microsoft 365, pod kterou se týmový web automaticky vytvoří. Oba tyto postupy Vám přinesou snadnou a efektivní správu oprávnění. Tento postup se hodí i ve chvíli, kdy budete chtít kromě souborů používat i sdílenou emailovou schránku, kalendář, nebo třeba plánování úkolů v Planneru.

Skupina O365 vs Tým v MS Teams

No a kdy k existující Skupině Microsoft 365 přidat tým aplikace Microsoft Teams, nebo kdy vytvořit nový tým od začátku? V obou případech ve chvíli, kdy chcete kromě všech výše uvedených prostředků využívat také chat pro efektivní komunikaci a uživatelsky velmi příjemné rozhraní. Pokud k tomu všemu chcete využívat sdílenou poštovní schránku a kalendář. Nejprve vytvořte skupinu, a až potom k ní přidejte tým.

Týmy jsou skvělé jako centrální místo pro všechno, co běžní uživatelé potřebují pro práci – komunikaci, soubory, úkoly, ale třeba i externí webové stránky. Právě proto je v poslední době trendem vytvářet celé intranety na základě vytvoření týmů. To, že potom týmy nevyužíváte jenom v aplikaci Microsoft Teams, ale efektivně používáte jejich propojení s dalšími aplikacemi, je už jen výsledek pokročilé znalosti daných uživatelů.

Po vytvoření týmů není problém využívat sdílenou poštovní schránku skupiny jako emailovou adresu třeba i pro externisty. Nebo nastavit jedinečné oprávnění pro jednu složku souborů. Tu budou mít třeba členové týmu dostupnou pouze pro nahrávání souborů, ale už v ní nebudou moci žádné soubory smazat nebo upravit. To všechno vychází z propojení aplikace Microsoft Teams se Skupinami Microsoft 365 a SharePointem Online, o kterém jste se v těchto dvou článcích dozvěděli vše.

The post SharePoint vs. Skupiny Microsoft 365 vs. MS Teams – 2 appeared first on E-shop Microsoft 365.