Co nového přinese léto do MS Lists?

Do služby Microsoft Lists v průběhu léta 2021 postupně přibydou nové funkce a možnosti. Novinky, které budou rolovány, již společnost Microsoft odkryla v loňském roce. Uživatelé, kteří sledují MS trendy a roadmapu už možná tuší, na co se mohou těšit. Pro ostatní vše shrneme v tomto článku. Pojďme na to!

Aplikace Microsoft Lists pro iOS

První novinkou, která je již nyní dostupná pro všechny „jablíčkáře“ je aplikace Microsoft Lists pro iOS. Tato aplikace uživatelům zajistí rychlý přístup k jejich vlastním seznamům a sdíleným seznamům. Uživatelé budou moci vytvářet nové seznamy, upravovat položky seznamu a sdílet je se svými kolegy přímo ze zařízení s operačním systémem iOS.

Uživatelé s operačním systémem Android si na aplikaci Microsoft Lists ještě chvilku musí počkat. Aplikace je ve vývoji.

Režim Offline

Seznamy budete moct prohlížet a upravovat, ať už máte připojení k internetu, či nikoli. Aplikace MS Lists bude uchovávat v místní mezipaměti všechna data, aby byla eliminována potřeba nepřetržité synchronizace dat ze služby Microsoft 365. Tím bude zajištěno, že úkony jako třídění, filtrování, seskupování nebo posouvání ve velkém seznamu, budou provedeny okamžitě a bez omezení.

Označení lidí v komentářích seznamů

Když nyní okomentujete seznam a komentář je určen některým konkrétním osobám, můžete aktuálně pouze doufat, že si daná osoba komentář přečte, nebo na komentář osobu upozornit např. přes MS Teams. I toto se změní. Do komentářů v MS Lists přibyde možnost označení osoby, klasickým @jménozaměstnance. Tím zajistíte, že ten kdo si má komentář přečíst dostane upozornění na to, že byl v komentáři zmíněn. Upozornění obsahuje rovnou také odkaz na daný seznam a položku.

Vpřed a Zpět aneb chybovat je lidské

Microsoft si je vědom toho, že při práci mezi řádky a sloupci je jednoduché udělat chybu, přehlédnout se, upsat se. Proto do služby MS Lists přibydou také nová tlačítka Vpřed a Zpět. Jedním kliknutím se tak buď vrátíte k původní verzi a nebo obnovíte to, co jste právě napsali.

Všechny tyto novinky budou do aplikace MS Lists rolovány od začátku července do konce srpna 2021. Pokud jste uživateli této služby, můžete se těšit na zmíněné novinky. Pokud jste tuto novou službu ještě nezaznamenali, můžete si ji vyzkoušet na této stránce po kliknutí na přihlásit se. Ještě nemáte své Microsoft 365? Můžete se na nás obrátit a my vám rádi pomůžeme s jejich pořízením.

The post Letní novinky v Microsoft Lists appeared first on E-shop Microsoft 365.

Co jsou to vlastně Power Apps?

Power Apps zásadním způsobem rozšiřují prostředí Microsoft 365, tedy MS Teams, SharePoint Online, Outlook, CRM a další. Výrazně tak zjednodušují a automatizují každodenní práci.

Aplikace si přímo otevřete na webu, v Teamsech či na SharePointu a vaši uživatelé si ani nevšimnou, že používají tuto technologii, která je integrální součástí Microsoft 365. Power Apps umožňují propojení jednotlivých aplikací Microsoft 365 v jeden celek.

Jakými Power Apps aplikacemi si můžete ušetřit práci?

Našim zákazníkům se osvědčili například následující aplikace zpracované v prostředí canvas, podívejte se na ně a inspirujte se. Pokud byste si přáli jinou aplikaci, neváhejte nás kontaktovat, rádi ji s vámi připravíme.

Schvalování dovolených – pro schvalování všech typů nepřítomnosti a jejich zobrazení v kalendáři. Vaši zaměstnanci budou mít přehled o svém čerpání, snadno žádat o pracovní volno a budou vždy vědět, kdo je na pracovišti. Vedoucí pracovníci získají efektivní nástroj, jak plánovat nepřítomnost, schvalovat ji a generovat podklady pro účetní oddělení.

Power Apps Schvalování pracovního volna

Řízená dokumentace – seznámení umožňuje společnosti mít detailní přehled o platných směrnicích, nařízeních či dokumentech a lidech, kteří se s nimi mají seznámit a již seznámili. Díky Power Apps se definované osoby automaticky e-mailem dozví o dokumentech, s nimiž se mají seznámit, seznámí se s nimi a jednoduše potvrdí. Systém tyto informace uloží.

Power Apps, Sharepoint – Obrazovka ISO managera

Schvalování dokumentů

Pro schvalování všech typů dokumentů – objednávek, faktur a dalších materiálů. Zjednodušte oběh dokumentů ve společnosti díky Power Apps.

Mnoho dalších aplikací pro toto prostředí naleznete na našem e-shopu. Tyto aplikace nejen odborně nainstalujeme do vašeho prostředí, ale také upravíme dle vašich požadavků. Pokud jste nenašli aplikaci podle vašich představ, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám ji připravíme.

Podívejte se na náš e-shop, kde najdete mnoho dalších novinek a zajímavých produktů, které vám pomohou používat Microsoft 365 na plno.

The post Power Apps – jsme hrdým partnerem Microsoftu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Formátování

SharePoint nabízí mnohé možnosti přehledného zobrazení seznamů. V tomto článku si ukážeme jak formátovat a tyto znalosti využít na SharePointu i v MS Teams.

Níže se díváme na zobrazení v seznamu Evidence seznámení. Formátování je nastavené na celé řádky, jak z obrázku vyplývá.

V nastavení si můžete zvolit formátovat celé řádky, střídavě řádky, případně upravovat řádky ještě pomocí ikon JSON.

Pokud chcete upravit formát seznamu, stačí kliknout na zobrazení Všechny položky a následně přejít na možnost Formátovat aktuální zobrazení.

Pokud chcete mít seznamy barevnější můžete si libovolně zvolit z následující základní barevné škály. Formátovat můžete jak celé řádky, tak pouze některé sloupce. Pokud jste začátečníkem v práci se SharePointem a zajímají vás další vychytávky a správná nastavení, pak doporučujeme zakoupit náš e-book, jež je určen pro práci se seznamy.

JSON – pokročilý způsob formátování

Pro pokročilé uživatele může sloužit i podmíněné formátování, které je spojeno s kódováním JSON a tvorbou vzorců pro váš konkrétní případ. V nastavení formátování stačí zvolit možnost Rozšířený režim, kam JSON kódy zadáváte.

Co vše můžete pomocí JSON nastavit? Na internetu můžete najít mnoho kódů JSON, jež znázorňují ikony. Na dalším obrázku si můžete všimnout JSON u knihovny dokumentů. Kromě ikon jsou zde nastavené i odlišné barvy, které jsou závislé na textu, jež se v poli Stav nachází.

Pokud nastavíte podmíněné formátování u knihovny dokumentů – zobrazuje se i ve složce, ve které jsou soubory uloženy.

Na dalším obrázku si můžeme všimnout odlišného stylu písma ve sloupcích Název, Datum požadavku i Seznámení.

Toto písmo opět můžeme nastavit pomocí JSON kódu, jehož ukázku vidíte na dalším obrázku. Ze vzorce vyplývá podmínka pro sloupec Seznámení, jehož hodnota se rovná Ne. Obdobných podmínek lze nastavit celá řada.

K čemu využít formátování?

Kromě toho, že barvy vypadají veseleji a vylepšují funkce SharePointu, slouží též k rychlému zhodnocení stavu. Pomocí barevných řádků můžete zhodnotit stav schválených či neschválených směrnic.

Obrázky formátování jsou převážně vzaty z naší nové aplikace na Řízenou dokumentaci, jež slouží ke schvalování směrnic uvnitř organizace. Pokud vás obrázky zaujaly a chtěli byste se dozvědět něco více o naší aplikace, pak nás neváhejte kontaktovat pomocí kontaktního formuláře.

The post Formátování a jeho kouzla na SharePointu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Jak povolit přístup hosta k týmu?

Pokud s externisty pracujete trvale, jistě se vám bude líbit možnost přidat je jako členy týmu přímo do MS Teams. K tomu vám může sloužit náš e-book Host v MS Teams. V něm najdete podrobný návod, jak zajistit, aby vaše organizace povolila externistům přístup. Pokud nastavení hostů chcete přenechat na nás, neváhejte se na nás obrátit pomocí kontaktního formuláře případně zakupte náš e-book.

Jak se spojit s externistou?

Stačí přejít v MS Teams na chat a kliknout na tlačítko nového chatu. Dále stačí zadat emailovou adresu, chvíli počkat a vybrat možnost hledat externě. Tímto způsobem můžete zahájit konverzaci. Pokud se vám nepodaří externistu najít, pak nemusí být z jejich strany globálně povoleno kontaktování třetích stran. Dalším důvodem může být, že tyto externí uživatelé, se kterými se snažíte spojit, nevyužívají MS Teams ani Skype pro firmy.

Spojení mezi Skype a MS Teams je možné pouze pokud uživatel využívá Skype pro firmy. Skype pro osobní použití není podporován.

Jaký je rozdíl mezi externistou a hostem?

Externí přístup i přístup pro hosty umožňují spolupráci s lidmi mimo vaší organizaci. Externí přístup umožňuje osobní chatové zprávy a hovory. S přístupem hosta vytváříte užší vztahy, protože přivádíte třetí strany do kanálů vašeho týmu.

Host nemá přístup k souborům v týmu

V takovém případě je třeba prostudovat nastavení v zásadách sdílení v Centru pro správu SharePointu. Tyto zásady je třeba nakonfigurovat tak, aby externisté měli přístup k souborům v týmu, jehož jsou členy. Zpravidla se s touto problematikou nesetkáváme, jelikož výchozí nastavení zásad sdílení pro externisty postačí.

SharePoint je vysoce integrován do týmů Microsoft a je zásadní pro externí sdílení souborů. Centrum pro správu SharePoint vám umožňuje nastavit zásady pro sdílení dokumentů s lidmi mimo vaši firmu.
Na obrázku níže vidíte pohled na nastavení sdílení souborů ve službě SharePoint a OneDrive. Pomocí posuvníků můžete nastavit externí ovládací prvky sdílení – od nejvyšší úrovně přístupu po nejnižší úroveň přístupu, pro každou kategorii uživatelů. Před provedením jakýchkoli změn zde se ujistěte, jaký bude dopad – povolení externího přístupu k webům SharePoint pro účely týmů může být bezpečnostním rizikem.

Z výše uvedeného vyplývá, že externí uživatelé mohou mít přístup ke konkrétní složce nebo souboru, aniž byste jim museli poskytnout přístup k vašim týmům. Správcovské centrum SharePoint vám umožňuje nastavit zásady pro externí sdílení složek a souborů.

Jsem hostem u více firem, jak se efektivně přepínat?

Užitečným tipem pro práci je využití desktopové verze MS Teams, která po instalaci nabízí efektivní způsob práce. Po přihlášení do aplikace můžete libovolně přeskakovat mezi tenanty, kde jste hostem. Stačí kliknout na název vaší společnosti, případně na šipku vedle názvu a kliknout na společnost, do které se chcete přepnout.

Užitečné informace pro administrátory tenantu

Pro správu přístupu externistů jsou tři základní místa:

• Správcovské centrum SharePoint,
• Seznam osob a skupin v Azure Active Directory,
• MS Teams Admin Center.

Chcete-li do týmů přidat externistu, přejděte do Azure Active Directory. V nastavení – externí uživatelé můžete nastavit, kdo může a nemůže pozvat hostující uživatele, rozhodnout, jaká omezení spolupráce platí a které domény jsou povoleny.

Závěrem bychom chtěli pouze doporučit, abyste si rozmysleli k jakým souborům a týmům hosty pozvete. Externí uživatelé mohou po nastavení práv v centru správce SharePointu též přistupovat k vašim souborům či složkám. Důležité je, sdílení či přístupy správně nastavit, aby vaše soubory byly v bezpečí a žádní externí uživatelé soubory nemohly poskytovat dalším stranám.

Pokud nastavení hostů chcete přenechat na nás, neváhejte se na nás obrátit pomocí kontaktního formuláře.

The post Externí uživatelé v týmech appeared first on E-shop Microsoft 365.

The post Kurzy s 50 % slevou – jak porazit koronavirus s Microsoft 365 – MS Teams, Sharepoint appeared first on E-shop Microsoft 365.

V našem prvním článku o SharePointu, Skupinách Microsoft 365 a Microsoft Teams jste se dozvěděli mnoho informací o historickém vývoji těchto aplikací pro spolupráci a o tom, co která z nich nabízí. V tomto druhém pokračování Vám prozradíme, jaké z těchto aplikací spolu mohou spolupracovat, které samostatně vůbec existovat nemůžou a kdy kterou z nich v praxi používat.

Vzájemné souvislosti SharePoint, Skupiny O365, týmy MS Teams

Už v historickém vývoji těchto aplikací pro spolupráci jste pravděpodobně začali tušit, že některé aplikaci pro spolupráci spolu existovat mohou, jiné zkrátka musí. Jak to opravdu je?

Weby na SharePointu

Jak už bylo uvedeno v prvním článku, weby na SharePointu Online dlouho existovaly samostatně a s tímto modelem se někdy můžete setkat i v dnešní době. Pro svou existenci v zásadě nepotřebují Skupiny, ani týmy aplikace Microsoft Teams. Pokud ale dnes vytváříte nové týmové weby, automaticky se spolu s nimi vytvoří Skupina Microsoft 365. Tyto skupiny můžete dodatečně přidat i k již dříve vytvořeným webům.

Pokud byste chtěli vytvořit web bez Skupiny Microsoft 365, vytvářejte tzv. komunikační weby. Ty už ale nejsou tolik určené pro spolupráci, jako weby týmové.

Skupiny Microsoft 365

Skupiny Microsoft 365 jsou na druhé straně plně závislé na webu na SharePointu Online. Nutně ho potřebují, jelikož bez něj by neměly kam ukládat soubory nebo třeba poznámkový blok. Z tohoto důvodu se web automaticky vytváří vždy, když kdokoli z uživatelů zakládá novou Skupinu Microsoft 365. A jelikož se Skupiny automaticky vytváří třeba i ve chvíli, kdy někdo založí nový plán pro plánování úkolů v Planneru, vytváří se nový web i v tomto případě.

Týmy v MS Teams

A jak je to s týmy aplikace Microsoft Teams? Ty pro svoji existenci nutně potřebují jak web na SharePointu, tak Skupinu Microsoft 365. Proto se obojí automaticky vytváří vždy, když založíte nový tým. Web na SharePointu týmům opět slouží primárně pro ukládání dokumentů. Skupinu týmy nutně potřebují pro správu členů. Dále ji mohou využívat třeba pro plánování úkolů v Planneru.

Jediné, co může být pro uživatele lehce matoucí, je, že skupinu vytvořenou automaticky s vytvořením nového týmu nikde neuvidí. Jedná se o nastavení, které přišlo tento rok. Předpokládá se totiž, že při vytvoření samotného týmu nebudou uživatelé pro komunikaci v rámci týmu využívat sdílený email Skupiny, ale především chat. Z toho důvodu nedává smysl, aby se tyto skupiny zobrazovaly v Outlooku, jak je to u běžně vytvořených skupin standardem. Jelikož ale mnoho uživatelů chce v Outlooku skupinu vidět, může využít jednoduchý krok. A to, vytvořit nový tým až k existující skupině. To se používá nejenom ve výše uvedeném případě, ale také ve chvíli, kdy už nějakou dobu určitou skupinu používáte a chcete její funkcionality rozšířit o chat a rozhraní týmů.

Kdy co v praxi použít

Nyní už přesně víte, jaké aplikace mohou existovat samostatně a jaké jsou na těch ostatních plně závislé. Kdy tedy vytvořit třeba samostatný web na SharePointu a kdy používat týmy se vším, co nabízí?

Samostatný web na SharePointu

Jediný případ, kdy byste aktuálně měli vytvářet samostatný web na SharePointu, je tzv. komunikační web. Ten primárně slouží pro prezentaci Vašeho oddělení, nebo třeba projektu ostatním kolegům ve Vaší firmě.

Týmový web na SharePointu

Ve všech ostatních případech. Kdykoli chcete využívat web pro aktivní spolupráci nad soubory a obsahem, vytvářejte týmový web spojený se Skupinou Microsoft 365. Nebo rovnou založte Skupinu Microsoft 365, pod kterou se týmový web automaticky vytvoří. Oba tyto postupy Vám přinesou snadnou a efektivní správu oprávnění. Tento postup se hodí i ve chvíli, kdy budete chtít kromě souborů používat i sdílenou emailovou schránku, kalendář, nebo třeba plánování úkolů v Planneru.

Skupina O365 vs Tým v MS Teams

No a kdy k existující Skupině Microsoft 365 přidat tým aplikace Microsoft Teams, nebo kdy vytvořit nový tým od začátku? V obou případech ve chvíli, kdy chcete kromě všech výše uvedených prostředků využívat také chat pro efektivní komunikaci a uživatelsky velmi příjemné rozhraní. Pokud k tomu všemu chcete využívat sdílenou poštovní schránku a kalendář. Nejprve vytvořte skupinu, a až potom k ní přidejte tým.

Týmy jsou skvělé jako centrální místo pro všechno, co běžní uživatelé potřebují pro práci – komunikaci, soubory, úkoly, ale třeba i externí webové stránky. Právě proto je v poslední době trendem vytvářet celé intranety na základě vytvoření týmů. To, že potom týmy nevyužíváte jenom v aplikaci Microsoft Teams, ale efektivně používáte jejich propojení s dalšími aplikacemi, je už jen výsledek pokročilé znalosti daných uživatelů.

Po vytvoření týmů není problém využívat sdílenou poštovní schránku skupiny jako emailovou adresu třeba i pro externisty. Nebo nastavit jedinečné oprávnění pro jednu složku souborů. Tu budou mít třeba členové týmu dostupnou pouze pro nahrávání souborů, ale už v ní nebudou moci žádné soubory smazat nebo upravit. To všechno vychází z propojení aplikace Microsoft Teams se Skupinami Microsoft 365 a SharePointem Online, o kterém jste se v těchto dvou článcích dozvěděli vše.

The post SharePoint vs. Skupiny Microsoft 365 vs. MS Teams – 2 appeared first on E-shop Microsoft 365.

Vazby mezi SharePoint online, Microsoft 365 skupinami a MS Teams

Na začátku září jsme Vám přinesli první ze série článků o SharePointu Online a slibovali jsme Vám další pokračování – tady je. Pokud už víte, co to je SharePoint Online a jaké základní komponenty obsahuje, pojďte se seznámit s jeho vazbami s ostatními aplikacemi Microsoft 365 využívanými pro spolupráci. A vlastně hned v předchozí větě najdete odpověď na první otázku z úvodu – spíše než slůvko vs. by v názvu tohoto článku mohla být zdůrazněna souvislost všech těchto aplikací. Jak se mezi sebou prolínají, a co která z nich pro efektivní spolupráci přináší? To vše se dozvíte v tomto článku.

Jak šel vývoj

Pro nejlepší pochopení vazeb mezi SharePointem Online, Skupinami Microsoft 365 a týmy aplikace Microsoft Teams se na chvilku vraťme zpátky v čase a podívejme se stručně do historie.

SharePoint

SharePoint je platforma spuštěná již v roce 2001. Je tedy ze všech těchto aplikací nejstarší a původně existovala samostatně bez ostatních aplikací pro spolupráci, které přibyly až časem. Dříve se často vytvářely složité struktury webů, které se skládaly z jednotlivých kolekcí webů, nadřazených a podřízených webů. Tato hierarchie je dnes již výrazně zploštělá a zjednodušená právě vlivem propojení s dalšími aplikacemi do tzv. centrálních webů. O nich ale podrobněji v některém z dalších článků.

Na obrázku pod tímto odstavcem nenajdete úplně původní podobu SharePointu v době jeho spuštění, ale vzhled, se kterým se ještě dnes můžete v některých firmách setkat. Jedná se o tzv. starý, někdy také klasický vzhled webů na SharePointu, které často existují samy o sobě bez provázanosti s dalšími aplikacemi.

SharePoint historicky primárně spravovali administrátoři, a částečně je tomu tak i dnes. Právě ale hlavní směr, který Microsoft jako autor všech těchto aplikací prosazuje, je tím nejdůležitějším důvodem změny logiky a přidávání dalších aplikací. Jedná se o předání řízení IT nástrojů výhradně z rukou IT oddělení a administrátorů částečně do rukou běžných uživatelů. Co si o tomto kroku myslíte, to je na Vás, ale pravděpodobně nikdo z nás tento směr, kterým se Microsoft vydal, nezastaví.

Skupiny Microsoft 365

Právě tato nová filozofie byla pravděpodobně hlavním důvodem vzniku tzv. Skupin Microsoft 365. Nejednalo se, a ani v současnosti se nejedná o samostatnou aplikaci v pravém slova smyslu. Jde spíše o nástroj využívající další aplikace Microsoft 365, mezi nimi i SharePoint, a jejich uzpůsobení pro snadnou spolupráci. Právě Skupiny Microsoft 365 byly prvním výrazným nástrojem, jehož správa se od IT přesunula k běžným uživatelům – na těch totiž bylo, a stále je, vytvářet a spravovat skupiny. I když je to možné i z prostředí administrátorského, právě na správu přímými uživateli je zde kladen největší důraz.

Původně bylo na zvážení uživatelů, zda chtějí SharePoint využívat samostatně, nebo v kombinaci se Skupinami Microsoft 365, které mimo jiné umožňují snadnou správu oprávnění a přidávají i další aplikace. V průběhu tohoto roku však byly samostatně vytvářené weby čím dál tím víc upozaďovány a aktuálně již můžete tzv. týmové weby na SharePointu, které se pro spolupráci využívají nejčastěji, vytvářet právě jenom v kombinaci se Skupinami Microsoft 365. Samostatně se vytváří pouze tzv. komunikační weby, které mohou sloužit např. pro propagaci jednoho oddělení v rámci firmy, nejsou ale primárně určeny pro spolupráci skupiny lidí.

MS Teams

Nejnovější z aplikací pro spolupráci, která se v Microsoft 365 objevila v roce 2017, je aplikace Microsoft Teams. Tato aplikace navázala na tradici správy samotnými uživateli, kterou započaly Skupiny Microsoft 365. I když se na rozdíl od Skupin jedná o více samostatnou aplikaci, nemohla by existovat bez SharePointu ani bez Skupin Microsoft 365, jak se dozvíte dále. Microsoft Teams jako nástupce Skypu pro firmy přinesla intuitivní chatovací prostředí. A hlavně také místo, které umožňuje uživateli snadný přístup ke všem prostředkům Microsoft 365, které využívá. Aktuálně se jedná o nejrychleji se vyvíjející aplikaci Microsoftu. V mnoha firmách se už nyní v rámci Microsoft Teams vytvářejí intranety, které se dříve primárně umisťovali právě na SharePoint.

Co která aplikace přináší

Částečně na tuto otázku najdete odpovědi už v předchozí kapitole. Pojďte se ale nyní podrobněji podívat na to, co je dnes doménami jednotlivých aplikací.

SharePoint hraje hlavní roli jako prostor pro ukládání dokumentů. Jeho knihovny využívají jak Skupiny, tak týmy aplikace Microsoft Teams.

Kromě toho se na něm nachází prostor pro ukládání dalších prostředků, které ostatní aplikace pro spolupráci využívají. Ať už se jedná třeba o poznámkový blok OneNote, o stránky nebo o seznamy. SharePoint je také aktuálně jediným prostředím, kde můžete pracovat s pokročilými možnostmi oprávnění.

Skupiny Microsoft 365 nabízí především možnost snadné správy oprávnění. Pomocí tzv. vlastníků (administrátorů skupiny), členů a hostů (tj. externisté). A s tím souvisí i to, že obyčejní uživatelé jejich prostřednictvím mohou velmi snadno vytvářet weby na SharePointu, kde poté využívají veškerý prostor popsaný výše. Kromě správy oprávnění skupiny ještě přinášejí sdílenou emailovou schránku a kalendář. Nesmíme zapomenout také na plány aplikace Microsoft Planner, které slouží pro snadnou správu skupinových úkolů. Tyto plány se také vytváří právě se Skupinami.

No a co přináší nejnovější z rodiny aplikací pro spolupráci? Microsoft Teams přidala ke skupinám chatovací prostředí. To ale není to nejdůležitější. Daleko podstatnější je, že se stává centrální aplikací pro přístup ke všemu ostatnímu v Microsoft 365. A také pro propojování těchto aplikací. Myšlenka Microsoftu je taková, že běžnému uživateli bude stačit ráno otevřít aplikaci Teams a Outlook a zde najde většinu věcí, které potřebuje pro svou práci.

Nyní už víte, co která aplikace poskytuje. Pojďte si toto téma ještě

Po přečtení tohoto článku by Vám mělo být jasné, jak se historicky tyto aplikace vyvíjely a co která z nich nabízí. V příštích dnech se můžete těšit na pokračování tohoto článku, kde se dozvíte více o vzájemných souvislostech těchto aplikací a najdete tu také doporučení, kdy kterou z nich v praxi používat.

The post SharePoint vs. Skupiny Microsoft 365 vs. MS Teams – 1 appeared first on E-shop Microsoft 365.

Pokud jste si chtěli dříve udělat nějakou poznámku k tzv. ne-office souborům (tedy ke všem dalším typům souborů kromě těch výchozích ve standardní sadě Office – dokumenty, sešity, prezentace apod.), museli jste dříve využívat nějaký nezávislý soubor, popř. vlastní vlastnosti dokumentů. Microsoft nyní nově tento problém velmi elegantně vyřešil. K ne-office souborům uloženým v knihovnách na SharePointu nebo na OneDrive pro firmy můžete nyní přidávat komentáře!

Jak na přidávání komentářů k ne-Office souborům

Jak tuto funkci použít? Jedna z cest spočívá v tom, že si jakékoli video, obrázek, PDF soubor, nebo cokoli jiného otevřete. Pak klikněte na ikonu informace v pravém horním rohu. Přesuňte se v pravém panelu trochu níže, aby se Vám zobrazila kolonka Přidat komentář. Sem vložte libovolnou poznámku, jakékoli komentáře a Enterem uložte.

Komentář se uloží přidá k souboru a kdokoli na něj bude moct Odpovědět. Probíhá to obdobně, jako když přidáváte nový komentář. Touto cestou si u libovolného souboru můžete velmi pohodlně vést jakékoli komentáře, záznamy a poznámky.

Když vám na vaše komentáře někdo odpoví, nemusíte se bát, že by Vám odpověď unikla. O odpovědi na komentář Vám automaticky přijde emailové upozornění. V tom najdete i odkaz, pomocí kterého se můžete pohodlně přesunout přímo na soubor.Komentáře u souborů klidně zobrazte i bez toho, aniž byste soubor otevírali. Stačí ho označit a kliknout na ikonu informace. V pravém panelu najdete celou konverzaci k souboru. U názvu souboru se pod třemi tečkami skrývají další možnosti pro práci s komentáři. Máte možnost komentáře u souboru zakázat, nebo všechny existující odstranit.

Zaujala Vás tato nová funkce? Potom si ji co nejdříve vyzkoušejte v praxi! Pokud je pro Vás práce se SharePointem a OneDrivem pro firmy zatím jedna velká neznámá, nebo vás zajímá více informací, určitě se pro další rady a tipy přesuňte k našim e-bookům nebo k video kurzům na portálu Seduo.

The post Komentáře k ne-office souborům na SharePointu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Důvodů, proč byste se měli SharePointem zabývat a proč se Vám vyplatí ho aktivně používat, je víc než dost. Abychom se v dalších článcích mohli pustit hlouběji do jednotlivých témat, která zefektivní Vaší práci se SharePointem, pojďte začít úplně od začátku. Ujasněte si, co to vlastně SharePoint je a z čeho se skládá.

Co je to SharePoint Online

SharePoint si můžete představit jako firemní intranet, na kterém najdete spoustu sdílených věcí pro určitou skupinu lidí. Může to být třeba sdílená projektová dokumentace, marketingové soubory, jako třeba logo nebo šablony dokumentů. Můžete tam umístit třeba i kontakty na Vaše zákazníky, nebo Vaše know how.

Všechno na SharePointu je přístupné online. K informacím se dostanete nejen z jakéhokoli počítače s přístupem k internetu, ale třeba i z mobilu.

Z čeho se SharePoint skládá

SharePoint online má svou strukturu, kterou je dobré znát. Na základě těchto znalostí pak budete schopni s SharePointem pracovat a budete lépe chápat jeho logiku. Pojďte se seznámit se základní s jeho základní strukturou.

Weby – prostor pro všechno ostatní

Základní jednotka na SharePointu je web, na něm se nachází všechno ostatní. Představte si ho jako krabici, která je připravená na to, abyste do ní umístili vše, co na SharePointu potřebujete.

K webu má vždycky přístup určitá skupina lidí – může to být celofiremní web, web oddělení IT, nebo třeba web projektu renovace kanceláří.

Informace na webu najdete v knihovnách a seznamech.

Knihovny – místo pro sdílené soubory

Knihovnu si představte jako velkou složku nejvyšší úrovně, ve které se nachází další složky a soubory. Je to místo pro ukládání sdílených dokumentů.

Na webu může být klidně víc než jen jedna knihovna. Pokud byste třeba měli web HR oddělení, můžete mít jednu knihovnu pro dokumenty zaměstnanců a druhou pro soubory související s jejich vzděláváním. Web projektového oddělení by zase mohl mít knihovnu pro každého velkého zákazníka. V knihovnách tedy vždy najdete nějaké soubory a složky.

Pokud vás knihovny dokumentů na SharePointu zajímají více, podívejte se na naše e-booky, které veškeré informace o knihovnách na SharePointu přehledně shrnují a naučí vás s nimi pracovat. Jednotlivé obsahy e-booků naleznete přímo na konkrétní stránce daného e-booku.

Seznamy – tabulky s informacemi

Kromě knihoven se na webech nacházejí často také seznamy. V nich nenajdete dokumenty, ale jen tzv. položky. To jsou nějaké informace umístěné na řádcích. Seznamy se nejvíce podobají excelovským tabulkám. Typický seznam je seznam kontaktů, ale můžete vytvořit i seznam s žádostmi o dovolenou, nebo třeba seznam projektů.

Pokud byste se chtěli o seznamech na SharePointu získat hlubší znalosti, pomůže vám v tom náš e-book.

Stránky – informace z různých zdrojů na jednom místě

Kromě seznamů a knihoven najdete na webu ještě tzv. stránky. Stránky mohou být dvojího typu. Každý web má domovskou stránku a může mít i další stránky, na kterých se zobrazují informace uložené jinde na webu. Například v seznamech a knihovnách – třeba kontakty na nejvýznamnější zákazníky, nebo 10 nejnovějších dokumentů z knihovny. Nebo na nich může být náhled do kalendáře, seznamu úkolů, nebo kamkoli jinam je potřeba.

Druhý typ stránek je velmi podobný webovým stránkám. Najdete na nich přímo obsah, třeba novinky za nějaký měsíc nebo užitečné návody.

Závěr

Teď by Vám už mělo být jasné, co si představit pod pojmem SharePoint Online. Pojďte si celkovou strukturu stručně připomenout tímto diagramem:

Tímto jste připraveni na všechna další témata, která se SharePointem souvisí – a že jich nebude málo. Připravujeme pro Vás články o propojení SharePointu s aplikací Microsoft Teams, o centrálních webech, oprávněních na SharePointu a mnoha dalších tématech. Že se už nemůžete dočkat? Tak si zkraťte čekání pročítáním některých z našich e-booků nebo sledováním našich online kurzů o SharePointu Online!

The post Co je to SharePoint Online a co obsahuje appeared first on E-shop Microsoft 365.