Co jsou to vlastně Power Apps?

Power Apps zásadním způsobem rozšiřují prostředí Microsoft 365, tedy MS Teams, SharePoint Online, Outlook, CRM a další. Výrazně tak zjednodušují a automatizují každodenní práci.

Aplikace si přímo otevřete na webu, v Teamsech či na SharePointu a vaši uživatelé si ani nevšimnou, že používají tuto technologii, která je integrální součástí Microsoft 365. Power Apps umožňují propojení jednotlivých aplikací Microsoft 365 v jeden celek.

Jakými Power Apps aplikacemi si můžete ušetřit práci?

Našim zákazníkům se osvědčili například následující aplikace zpracované v prostředí canvas, podívejte se na ně a inspirujte se. Pokud byste si přáli jinou aplikaci, neváhejte nás kontaktovat, rádi ji s vámi připravíme.

Schvalování dovolených – pro schvalování všech typů nepřítomnosti a jejich zobrazení v kalendáři. Vaši zaměstnanci budou mít přehled o svém čerpání, snadno žádat o pracovní volno a budou vždy vědět, kdo je na pracovišti. Vedoucí pracovníci získají efektivní nástroj, jak plánovat nepřítomnost, schvalovat ji a generovat podklady pro účetní oddělení.

Power Apps Schvalování pracovního volna

Řízená dokumentace – seznámení umožňuje společnosti mít detailní přehled o platných směrnicích, nařízeních či dokumentech a lidech, kteří se s nimi mají seznámit a již seznámili. Díky Power Apps se definované osoby automaticky e-mailem dozví o dokumentech, s nimiž se mají seznámit, seznámí se s nimi a jednoduše potvrdí. Systém tyto informace uloží.

Power Apps, Sharepoint – Obrazovka ISO managera

Schvalování dokumentů

Pro schvalování všech typů dokumentů – objednávek, faktur a dalších materiálů. Zjednodušte oběh dokumentů ve společnosti díky Power Apps.

Mnoho dalších aplikací pro toto prostředí naleznete na našem e-shopu. Tyto aplikace nejen odborně nainstalujeme do vašeho prostředí, ale také upravíme dle vašich požadavků. Pokud jste nenašli aplikaci podle vašich představ, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám ji připravíme.

Podívejte se na náš e-shop, kde najdete mnoho dalších novinek a zajímavých produktů, které vám pomohou používat Microsoft 365 na plno.

The post Power Apps – jsme hrdým partnerem Microsoftu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Možnosti archivace

Archivovat můžeme pomocí dvou způsobů – první je pouze přesunutí pošty do složky Archiv, druhá možnost Vám umožní zvětšit kapacitu úložiště.

1. Tlačítko Archivovat

První možností je využívat složku Archiv, která se zobrazuje jako výchozí složka Outlooku (obdobně jako Doručená či Odeslaná pošta). Tuto složku není možné z Outlooku odstranit. Pokud kliknete na email pravým tlačítkem a zvolíte možnost archivovat, přesunete tím email do této složky, ovšem nedojde ke zmenšení velikosti poštovní schránky.

Můžete označit i více emailů a přesunout je do Archivu naráz. Tento způsob uchování emailů má několik mnohých výhod:

• položky se dají snadno vyhledat pomocí vyhledávacího pole
• archiv je velice dobře umístěný a hledání položek v něm je snadné
• archiv je dále dostupný i na mobilních (a dalších) zařízeních

2. Online archivace

Tato možnost je určena převážně pro podniky, kteří mají neobvykle veliké poštovní schránky a nemohou uvolnit místo v Outlooku odstraněním důležitých emailů. Online archiv můžeme přirovnat ke klasické poštovní schránce, jež obsahuje doručenou poštu a vlastní strukturu složek. Pokud potřebujete vyhledávat emaily z online archivu stačí zvolit možnost všechny položky Outlooku u vyhledávacího pole.

Stejně jako u předešlé možnosti i zde můžeme nastavit zásady uchování informací, pomocí níž se budou emaily do online archivu přesouvat (tzv. retenční politika).

Kdy využívat archiv a kdy online archiv?

Archiv bývá často využit tak, že si pomocí něj uživatel čistí svou doručenou poštu. Uživatel tedy vyřídí požadavek, který byl obsažen v emailu a následně zvolí možnost archivovat, čímž se mu email přesune z doručené do již zmíněné složky archiv.

U velkých společností, které často využívají online archiv, dochází k automatickému nastavení retenční politiky. Ve výchozím nastavení je provedeno, aby se pošta stará dvou let automaticky přesunula do online archivu. Zásady je však možné si nastavit dle konkrétních požadavků (přesun po 1 roce, odstranění pošty po 5 letech apod.). Pošta, která se do online archivu přesouvá, se může nacházet jak v doručené či odeslané poště ale i ze složky Archiv může dojít k přesunu.

Jak velká bude kapacita emailové schránky po zapnutí online archivu?

V současné době společnosti nejčastěji využívají plány

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Basic
• Exchange Online Plan 1

Všechny výše uvedené plány obsahují poštovní schránku s velikostí 50 GB. Pokud zapneme retenční politiku ve Vašem tenantu (u všech či vybraných uživatelů), potom se vytvoří v Outlooku online archiv, jehož kapacita je 100 GB. Online archiv najdete v levém menu Outlooku, pod svými sdílenými poštovními schránkami, můžete si ho libovolně přesouvat, kam je třeba. V tomto případě se emaily následně ukládají na server a díky tomu máte jistotu, že se ke své staré poště dostanete kdykoliv, i v případě selhání počítače. Pokud máte zájem o zálohování celého prostředí Microsoft 365, doporučuji si přečíst tento náš článek.

Zobrazení v Outlooku                            Zobrazení v Outlooku na webu

Pokud naplníte online archiv s jeho kapacitou 100 GB, automaticky se Vám následně přidává další kapacita. Microsoft dále neuvádí, jak velké jsou další kapacity případně zda je pro ně omezen limit úložiště.

Na závěr článku uvádíme výhody a nevýhody, které online archiv poskytuje.

[table id=13 /]

Online archiv Vám významně sníží velikost poštovní schránky, navýší celkovou kapacitu uchovávaných emailů a usnadní a zrychlí Vám práci s emaily.

The post Archivace emailů v Microsoft 365 appeared first on E-shop Microsoft 365.

Odešlete vaši dostupnost z mobilního zařízení

Funkci odeslání dostupnosti najdete v aplikaci Outlook pro mobilní zařízení. Pro zařízení s operačním systémem Android si můžete stáhnout aplikaci Outlook zde. Pro zařízení s operačním systémem iOS si můžete stáhnout aplikaci Outlook zde.  

Dostupnost můžete odeslat přímo při psaní nového emailu. Stačí kliknout na ikonu kalendáře nad klávesnicí, vybrat časové úseky, kdy jste k dispozici a kdy se vám schůzka hodí a odeslat příjemci.

Stáhněte si doplněk do Outlooku

Pokud chcete odesílat dostupnost ze svého Outlooku v počítači pak si můžete stáhnout doplněk s názvem FindTime. Tento doplněk je možné nainstalovat pouze do Outlooku, který je nainstalovaný z Microsoft 365 Business plánu. Příjemce, který obdrží zaslané možnosti dostupnosti tento doplněk mít nemusí. 

Doplněk jednoduše nainstalujete přímo ze svého Outlooku kliknutí na Získat doplňky. Doplněk se vám buď zobrazí přímo v úvodním výběru nebo jej vyhledejte prostřednictvím okna pro vyhledávání. Klikněte na přidat a doplněk se vám automaticky zařadí na domovskou lištu Outlooku.

Pokud chcete nainstalovat doplněk hromadně všem uživatelům Outlooku ve vaší organizaci, přihlaste se do prostředí Microsoft 365 pod uživatelem, který má oprávnění globálního správce vašeho firemního prostředí Microsoft 365. Přejděte do Správce a pod záložkou Služby a doplňky a nasaďte doplněk Find Time všem.

V Outlooku už pak jen stačí kliknout na doplněk a přihlásit se do něj firemním účtem Microsoft. Pak už nezbývá než doplněk začít využívat a být produktivní ve sjednávání schůzek. 

Výhodou je, že ten komu pošlete takto vygenerované možnosti pro meeting doplněk FindTime nemusí mít. Automaticky se mu otevře okno, kde může vybrat z vámi navrhovaných časů nebo, pokud mu žádný z vašich časů nevyhovuje, může přidat vlastní navrhovaný čas. Svou volbu či svůj přidaný návrh času pak jednoduše odešle zpět. Pokud s jedním z vámi navrhovaných časů bude souhlasit, schůzka se vám automaticky uloží do kalendáře. 

Užitečné rady na závěr

Pokud tedy patříte mezi uživatele, kterým funkce pro sdílení dostupnosti v Outlooku chybí, pak je toto nové elegantní řešení, jak se ke sdílení dostupnosti opět vrátit. Doplněk FindTime je v anglickém jazyce, je však velmi intuitivní, takže angličtina nebude překážkou. Díky tomuto článku navíc máte možnost sdílet svou dostupnost, jak z mobilního zařízení, tak z počítače, na kterém používáte Outlook nainstalovaný z balíčku office programů z Microsoft 365.

Sdílení dostupnosti je vhodné využívat zejména při plánování času s lidmi mimo vaši organizaci nebo s uživateli v organizaci, se kterými nemáte sdílený kalendář. Uvnitř organizace je při plánování schůzek lepší využít pomocníka pro plánování, který zastává funkci sdílení dostupnosti.

Další užitečné návody a elektronické materiály najdete v našem e-shopu. Je tam spoustu materiálů, které vám zjednoduší a urychlí nutnou administrativu a práci na počítači.   

The post Jak si usnadnit plánování schůzek appeared first on E-shop Microsoft 365.

Pokud jste si už zapnuli novou poštu, automaticky uvidíte v novém vzhledu i kalendář. Pokud jste to ještě nevyzkoušeli, klikněte na možnost Nový Outlook a testujte spolu s námi.

Na první pohled Vás upoutá svěží nový vzhled celého kalendáře. Aby bylo plánování nejbližších dnů snadnější, v zobrazení týdne a pracovního týdne najdete širší sloupce pro dnešek a nejbližší dny.

Snadnější je také plánování událostí. Hned po označení času se zobrazí okno události s tím nejdůležitějším. Navíc pokud začnete psát některá nejčastější slova, jako třeba kancelář, oběd nebo e-mail, Kalendář Vám hned nabídne doplnění těchto slov. Pro snadnější orientaci sám přidá k události symboly.

Schůzky

Změny uvidíte i při plánování schůzek. Mnohem snadněji můžete kromě povinných účastníků přidávat i ty nepovinné. Jedním kliknutím vytvoříte online schůzku přes Teams. V pravé části okna schůzky najdete kalendář, kde na první pohled vidíte, zda zvolený čas vyhovuje všem účastníkům. Pokud ne, klikněte na Pomocníka pro plánování,…

…ve kterém přehledně uvidíte kalendáře všech pozvaných. Najít tu ideální čas pro schůzku je už hračka.

Sdílené kalendáře

S novým vzhledem přišly i nové možnosti zobrazení kalendářů dalších lidí.

Nyní už nemusíte využívat jen zobrazení kalendářů přes sebe. Snadno aktivujete také Rozdělené zobrazení.

Jak se Vám nové možnosti kalendáře líbí? Chcete se toho dozvědět ještě více?
     

The post Nový Kalendář na webu appeared first on E-shop Microsoft 365.

Outlook na webu (také známý jako Outlook Online) představuje zjednodušenou formu Outlooku 2016 dostupnou odkudkoli. Z webového prohlížeče přes portál Microsoft 365 tak můžete pracovat se svými emaily kdykoli chcete. Nyní tento Outlook získává svěží nový vzhled, najdete tu zjednodušenou podobu ikon příkazů a celkově přehlednější rozhraní. Nesmíme zapomenout ani na celkové zrychlení Outlooku na webu.

Microsoft výrazně vylepšil vyhledávání. Vyhledávací kolonka se přesunula nahoru doprostřed. Snadno tu najdete emaily podle klíčových slov, nebo třeba podle odesílatele.

Pokud pomocí vyhledávání najdete někoho z lidí, zobrazí se vám informace o něm i všechny emaily, které jste si vyměnili. Pokud byste toto zobrazení pro konkrétního člověka potřebovali mít k dispozici častěji, přidejte si ho do oblíbených. Výsledek vyhledávání potom najdete vlevo pod možností Oblíbené. Jedná se o dynamický prvek, který se podobá Složce výsledků vyhledávání v klasickém Outlooku 2016.

Nový Outlook si snadno můžete nastavit podle vašich představ. V panelu nastavení najdete přehledně mnoho známých nastavení. Můžete vyzkoušet ale také novinky, jako třeba Tmavý režim celého Outlooku.

Chcete si nový Outlook sami vyzkoušet? Zapněte ho kliknutím na Nový Outlook vpravo nahoře. Do starého Outlooku se můžete kdykoli přepnout na stejném místě. Nový Outlook neovlivní jenom vzhled vaší emailové schránky. Mnoho změn najdete i v Kalendáři, o tom už ale více v dalším příspěvku.

Zajímá vás více? Podívejte se na naše e-booky o Outlooku Online, dozvíte se v nich mnohem více:
     

The post Nový Outlook na webu appeared first on E-shop Microsoft 365.